Das Firmengedächtnis

Wissenssicherung für den Mittelstand

Ihr bester Kopf geht in Rente.Das Wissen muss nicht mitgehen.

Eine KI interviewt Ihre Schlüsselperson, bevor die Tür zugeht. Das Ergebnis ist kein Aktenordner, sondern ein Assistent, den Ihr Team weiter fragen kann: mit geprüften Antworten.

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Für Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern · Projekterfahrung aus Volkswagen, Deutsche Post DHL und Signal Iduna · Ihr Wissen bleibt Ihr Eigentum

Das teuerste Dokument Ihrer Firma ist das, das nie geschrieben wird.

Wenn ein Mitarbeiter nach 25 Jahren geht, verlieren Sie nicht eine Arbeitskraft, sondern die Antworten: Warum steht die Maschine, und woher wusste er in zehn Minuten, woran es lag? Welcher Lieferant liefert wirklich, wenn es brennt? Welcher Handgriff steht in keiner Anweisung, weil ihn nie jemand aufgeschrieben hat?

Der Plan ist meistens derselbe: Der Kollege schreibt vor dem Abschied noch ein Übergabe-Dokument. Aus Erfahrung wird daraus eine Stichwortliste, die drei Monate später niemand mehr versteht. Ein Dokument beantwortet keine Rückfragen. Und genau aus Rückfragen besteht der Ernstfall.

162 Tage: bleibt eine Fachkraft-Stelle im Schnitt unbesetzt; Bundesagentur für Arbeit, 2024/25
ca. 1/3: der offenen Fachkräfte-Stellen im Mittelstand ist rechnerisch nicht mehr besetzbar; KOFA/IW
16,5 Mio.: Boomer-Erwerbstätige erreichen bis 2036 das Rentenalter; die nachrückenden Jahrgänge schließen die Lücke nicht; IW Köln / Destatis

Diese Zahlen beschreiben nur, wie lange die Stelle leer bleibt. Teurer ist, was in dieser Zeit passiert: Die Frage, die früher zehn Minuten gedauert hat, wird zum halben Tag Stillstand. Der Fehler, aus dem Ihr Experte vor Jahren gelernt hat, wird noch einmal gemacht, diesmal auf Ihre Kosten. Und der Lieferant, der nur ihm zuliebe übers Wochenende liefert, kennt den Nachfolger nicht. Selbst wenn Sie rechtzeitig jemanden finden: Er übernimmt die Stelle, nicht die 25 Jahre. Genau die sichern wir, bevor sie gehen.

Zwei Fälle. Ein Firmengedächtnis.

Fall 1 · Es gibt einen Nachfolger

Der Neue fragt den Alten. Auch wenn der Alte längst weg ist.

Ihr Nachfolger steht vor einer Situation, die Ihr Experte hundertmal gelöst hat. Statt Kollegen zu unterbrechen oder den Fehler selbst zu machen, fragt er das Firmengedächtnis und bekommt die Antwort seines Vorgängers: was zu tun ist, warum es so gemacht wird, und die Stelle im Interview, an der es gesagt wurde.

Das verkürzt die Einarbeitung dort, wo sie wirklich hängt: bei den Fragen, die man erst im Ernstfall stellt. Wie intensiv Ihr Team ihn nutzt, sehen Sie im monatlichen Bericht, anonym und zusammengefasst.

Fall 2 · Es gibt keinen Nachfolger

Die Stelle bleibt offen. Das Wissen bleibt im Haus.

Vielleicht kommt auf absehbare Zeit niemand. Dann ist das Firmengedächtnis kein Übergangswerkzeug, sondern ein Dauer-Arbeitsmittel: Das Team, das die Aufgaben jetzt mitträgt, greift weiter auf die Erfahrung zu, die sonst in Rente gegangen wäre, samt Schritt-für-Schritt-Begleitung durch wiederkehrende Abläufe. Und wenn in zwei Jahren doch jemand kommt, beginnt seine Einarbeitung nicht bei null.

Damit das klar ist: Hier wird niemand ersetzt. Der Assistent besetzt keine Stelle. Ihr Experte geht ohnehin, das Datum steht. Die einzige Frage ist, ob seine Erfahrung mitgeht oder bleibt.

So kommt das Wissen aus dem Kopf ins Haus.

1
Wissenslandkarte (Woche 1). Wir legen mit Ihnen und Ihrem Experten fest, welche Wissensgebiete kritisch sind: Was kostet Geld, wenn es keiner mehr weiß?
2
KI-Interviews (Woche 2 bis 6). Eine KI interviewt Ihren Experten: 6 bis 10 Sitzungen à 60 bis 90 Minuten, während der Arbeitszeit, in seinem Tempo und ohne Publikum. Gefragt wird nach echten Situationen, nicht nach Theorie.
3
Prüfung durch Ihren Experten. Alles, was aus den Interviews entsteht, sieht Ihr Experte zuerst. Er korrigiert und gibt frei. Ohne seine Freigabe kommt nichts in den Assistenten.
4
Übergabe (Woche 7 bis 8). Ihr Team bekommt den fragbaren Assistenten samt Einführung. Wissensbasis, SOPs und Onboarding-Unterlagen gibt es als Beigabe obendrauf.

Express: Der Austritt ist schon in 6 Wochen? Dann priorisieren wir auf die kritischsten Wissensgebiete und liefern in 3 bis 4 Wochen. Was nicht mehr erfasst werden konnte, weisen wir ehrlich als Lücke aus.

Ihr Aufwand dabei: Sie benennen den Experten und die kritischen Gebiete, Ihr Experte gibt die Sitzungen und die Freigaben. Interviews führen, Wissen strukturieren, Assistent bauen und betreiben: unsere Arbeit.

Erfindet nichts. Antwortet nur mit dem geprüften Wissen Ihres Experten.

KI-Antworten können überzeugend klingen und trotzdem falsch sein. Deshalb ist das Firmengedächtnis anders gebaut:

Es antwortet ausschließlich aus dem Wissen, das Ihr Experte freigegeben hat.
Jede Antwort nennt die Interview-Stelle als Quelle. Sie können jede Antwort im Original nachlesen und prüfen.
Bei einer Frage außerhalb des erfassten Wissens sagt es klar: „Dazu wurde Ihr Experte nicht befragt.“ Es rät nicht. Jede Lücke wird protokolliert und kann nachgelernt werden.
Bei sicherheits- oder geldkritischen Themen verweist es ausdrücklich auf die Freigabe durch Ihre Verantwortlichen. Es ist ein Nachschlagewerk mit Begründungen, keine Entscheidungsinstanz.

Zwei Fragen an den Assistenten. Und eine ehrliche Lücke.

Beispiel aus einer Demo-Wissensbasis für die Instandhaltung. Es zeigt, wie der Assistent antwortet; im echten Projekt steht das geprüfte Wissen Ihres Experten dahinter. Dasselbe funktioniert für die kaufmännische Leitung, den Vertrieb oder das Lager: überall dort, wo Erfahrung an einer Person hängt.

Frage aus dem Betrieb

Anlage 3 bleibt stehen. Wie gehe ich vor?

Antwort des Firmengedächtnisses

Der Reihe nach: erst die Störungsmeldung am Display ablesen, dann den Not-Aus-Kreis prüfen, dann den Hydraulikdruck am Manometer (Sollwert 140 bar), dann die Düsentemperatur. Die Elektrik zuletzt, weil die Ursache in vier von fünf Fällen mechanisch oder hydraulisch ist.

Quelle: Interview mit Ihrem Experten, Stelle S1-F2.

Frage aus dem Betrieb

Wie kalibriere ich die neue Lackieranlage in Halle 2?

Antwort des Firmengedächtnisses

Dazu wurde Ihr Experte nicht befragt. Der Wissensbestand deckt die Anlagen 1 bis 3 ab, eine Lackieranlage ist nicht enthalten. Statt zu raten, wird die Lücke protokolliert und kann nachgelernt werden, solange Ihr Experte erreichbar ist.

Genau hier erfindet ein gewöhnlicher Chatbot eine plausible, aber falsche Antwort.

Was kostet es, und was kostet die Alternative?

Konservierung

8.000 bis 20.000 €

Festpreis je Schlüsselperson

Je nach Breite des Wissens. Zur Einordnung: Ein klassischer Wissenstransfer über einen Interim-Manager kostet im Mittelstand 30.000 bis 150.000 Euro. Die eigentliche Rechnung ist aber der Schaden: Ein Tag Anlagenstillstand kostet einen Betrieb Ihrer Größe je nach Fertigung 4.500 bis 31.500 Euro. Wenige solcher Tage, weil die Antwort fehlt, die früher zehn Minuten gedauert hat, und der Ausfall hat mehr gekostet als die gesamte Konservierung.

Betrieb

350 bis 600 €

pro Monat, mind. 12 Monate

Ihr Eigentum: Wissensbestand, Interviews und Unterlagen gehören Ihnen; bei Kündigung bekommen Sie den vollständigen Export. Der Betrieb umfasst EU-Hosting, Pflege, den monatlichen Nutzungsbericht samt Liste der offenen Lücken und das Nachlernen dieser Lücken (halbjährlich, in Plus quartalsweise). Mindestlaufzeit 12 Monate, danach monatlich kündbar (3 Monate Frist).

Wer dahinter steht: Marc Thiel und Florian Warnken, HanseImpact GmbH, Hamburg. Erfahrung aus Projekten für Deutsche Post DHL, 1&1, Volkswagen und Signal Iduna, heute ausschließlich für den Mittelstand mit 50 bis 500 Mitarbeitern.

Die Fragen, die jeder Geschäftsführer als Erstes stellt.

Ja, und das sollte er auch. Aber ein Dokument enthält, woran der Experte beim Schreiben gedacht hat, nicht das, was Ihr Team in zwei Jahren wissen muss. Es beantwortet keine Rückfragen, es begründet nichts, und es veraltet unbemerkt. Die Interviews holen systematisch heraus, was in keinem Dokument steht: das Warum, die Fehlerbilder, die Grenzfälle. Das Übergabe-Dokument bekommen Sie von uns übrigens als Beigabe dazu, wir erzeugen es aus den Interviews gleich mit.

Die KI führt kein Verhör. Sie fragt nach echten Situationen und hakt nach, wie es ein guter Nachfolger täte, nur ohne Zeitdruck und ohne Scheu vor der vermeintlich dummen Frage. Was sie trotzdem verfehlt, fängt der Prüfschritt ab: Was Ihr Experte nicht freigibt, kommt nicht in den Assistenten. Und wenn ein Experte partout nicht mit einer KI sprechen will, sagen wir das im Erstgespräch. Dann passt das Format nicht. Uns ist ein ehrliches Nein lieber als ein überredetes Ja.

Der Betriebsrat ist hier kein Gegner, wenn man ihn ernst nimmt, und das tun wir: Die Teilnahme des Experten ist freiwillig und schriftlich geregelt, er prüft und kontrolliert jede Aussage selbst. Der Assistent dient ausschließlich der Wissenssicherung, ausdrücklich nicht der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle; Nutzungsauswertungen gibt es nur anonym und zusammengefasst. Eckpunkte für eine Betriebsvereinbarung und eine Muster-Einwilligung bringen wir fertig mit.

Verarbeitung und Speicherung in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training von KI-Modellen. Das Wissen gehört Ihnen; bei Vertragsende wird vollständig exportiert und bei uns gelöscht.

Wer geht bei Ihnen als Nächstes?

Wenn Ihnen gerade ein Name eingefallen ist: Jetzt ist der Moment, nicht sein letzter Arbeitsmonat.

Und danach? Der Abschied läuft, wie er soll: Ihr Experte wird verabschiedet, nicht bis zum letzten Tag ausgequetscht. Beim nächsten Stillstand fragt Ihr Schichtleiter das Firmengedächtnis, bekommt die geprüfte Antwort mit Begründung und Quelle, und die Anlage läuft wieder. Ohne den Anruf auf der alten Handynummer, unter der irgendwann niemand mehr abnimmt.

Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten) klären wir drei Dinge: wer wann geht, wie kritisch das Wissen ist, und ob Ihr Experte mitzieht. Danach wissen Sie, ob sich das für Ihren Fall rechnet, auch wenn die Antwort am Ende Nein lautet.

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