n8n, Make oder Zapier? Plattform-Wahl für den Mittelstand

„Nutzt ihr Zapier oder n8n?" ist eine Frage, die wir regelmäßig im ersten Gespräch hören. Die meisten Unternehmen haben schon von allen drei Plattformen gehört, manche haben einen laufenden Zapier-Account, einige einen Make-Test. Und irgendwo im Team sagt jemand, n8n sei „eigentlich besser". Warum, weiß oft niemand mehr genau.

n8n, Make und Zapier sind Workflow-Automatisierungsplattformen: Sie verbinden Anwendungen, lösen Aktionen aus und verarbeiten Daten, ohne dass Programmiercode nötig ist. Alle drei bilden denselben Grundgedanken ab, unterscheiden sich aber in drei Punkten erheblich: Wo Ihre Daten liegen, wie viel Sie bei höherem Volumen zahlen und wie viel technisches Vorwissen Ihr Team mitbringen muss. Das ist die eigentliche Entscheidung, nicht die Feature-Liste.

Die drei Plattformen im Überblick

Zapier ist der älteste der drei und hat heute den größten Integrationskatalog. Wenn Ihr Unternehmen ein Nischentool nutzt, finden Sie die Verbindung dort mit hoher Wahrscheinlichkeit fertig. Zapier läuft ausschließlich in der Cloud. Die Preisstruktur basiert auf Tasks: Jede einzelne Aktion in einer Automatisierung zählt. Bei kleinem Volumen ist das günstig; bei wachsendem Umfang steigen die Kosten schnell.

Make (früher Integromat) arbeitet mit einem visuellen Canvas. Sie bauen Szenarien als Flussdiagramm, sehen jeden Schritt und können Daten mitten im Prozess transformieren, filtern und verzweigen. Die Preisstruktur basiert auf Operationen statt Tasks, was bei komplexeren Flows in vielen Fällen ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis ergibt als Zapier. Make ist ebenfalls cloudbasiert.

n8n unterscheidet sich grundsätzlich von beiden: Die Software ist Open Source und lässt sich auf eigenen Servern betreiben. Das hat zwei direkte Konsequenzen. Erstens verlassen Ihre Daten nie Ihr Rechenzentrum. Zweitens zahlen Sie bei Self-Hosting für die Serverkosten, nicht pro Operation. Das macht n8n bei höherem Volumen deutlich günstiger als die Cloud-Alternativen. Der Preis dafür ist ein höherer Einrichtungsaufwand und die Notwendigkeit, jemanden zu haben, der die Infrastruktur betreut.

Wann Zapier die richtige Wahl ist

Zapier macht Sinn, wenn Sie schnell starten wollen und das Volumen gering bleibt. Wer drei, vier Automatisierungen aufbauen möchte, etwa CRM-Einträge aus Formulareingaben, Benachrichtigungen bei bestimmten Events oder einfache Datensynchronisation zwischen zwei Tools, kommt mit Zapier schnell zum Ergebnis. Keine Servereinrichtung, keine technische Betreuung, die meisten Verbindungen funktionieren sofort.

Die Grenze von Zapier zeigt sich bei zwei Dingen: Volumen und Komplexität. Wer täglich Hunderte oder Tausende von Datensätzen verarbeitet, zahlt entsprechend viel. Und wer Prozesse abbilden will, die Verzweigungen, Fehlerbehandlung oder Datentransformation erfordern, stößt an Grenzen, die Zapier nicht sauber auflöst.

Wann Make die richtige Wahl ist

Make ist der Mittelweg. Wer komplexere Flows braucht, aber keine eigene Serverinfrastruktur betreiben will, findet dort die leistungsfähigere Alternative zu Zapier. Der visuelle Canvas macht auch anspruchsvollere Szenarien lesbar: Ein eingehender Webhook löst eine Prüfung aus, verzweigt je nach Ergebnis, schreibt in ein Google Sheet, löst eine E-Mail aus und aktualisiert das CRM. Das lässt sich in Make bauen und im Nachhinein noch von jemandem nachvollziehen, der es nicht selbst gebaut hat.

Der praktische Vorteil gegenüber Zapier: Make rechnet in Operationen, nicht in Tasks. Ein einzelner Durchlauf eines komplexen Szenarios kostet viele Tasks bei Zapier, aber eine definierte Anzahl an Operationen bei Make. Bei datenintensiveren Flows ist das Preis-Leistungs-Verhältnis oft besser.

Wann n8n die richtige Wahl ist

n8n ist die Wahl, wenn mindestens eines der folgenden Kriterien auf Sie zutrifft:

Hohes Automatisierungsvolumen. Wer täglich zehntausende Datensätze verarbeitet oder plant, mehrere Kernprozesse zu automatisieren, zahlt bei Zapier oder Make monatlich erheblich. Eine n8n-Instanz auf einem eigenen Server kostet hingegen einen fixen Betrag, unabhängig vom Volumen. Für Unternehmen, die KI-Workflows ernsthaft in ihre Prozesse einbauen wollen, rechnet sich n8n oft schon nach wenigen Monaten.

Sensible Daten. Wenn Ihre Automatisierungen Kundendaten, Finanzdaten oder interne Dokumente verarbeiten, ist der Datenfluss durch externe Server eine relevante Frage. n8n Self-Hosted lässt Ihre Daten auf Ihren eigenen Servern. Das vereinfacht die DSGVO-Dokumentation und reduziert die Angriffsfläche, weil ein externer Datenempfänger schlicht nicht vorhanden ist.

Langfristige Investition. n8n ist kein Starter-Tool. Es braucht einmaligen technischen Aufwand für Einrichtung, Updates und Monitoring. Wer diesen Aufwand scheut oder kein technisches Personal hat, ist bei Make besser aufgehoben. Wer aber plant, Automatisierung dauerhaft auszubauen, zahlt diesen Aufwand einmal und spart danach.

Illustratives Kostenbeispiel

Ein Unternehmen mit 120 Mitarbeitern verarbeitet täglich Auftragsbestätigungen, synchronisiert sie mit dem ERP und verschickt automatisierte Statusmails. Angenommen: rund 40.000 Vorgänge pro Monat.

Bei einem cloudbasierten Anbieter auf Transaktionsbasis steigen die monatlichen Kosten linear mit dem Volumen. Jede neue Automatisierung, jeder neue Prozessschritt treibt die Rechnung höher. Bei n8n Self-Hosted fallen stattdessen Serverkosten an, typischerweise im niedrigen dreistelligen Bereich monatlich für eine mittelgroße Instanz, plus einmaliger Einrichtungsaufwand.

Der Unterschied wächst mit dem Volumen. Das macht die Entscheidung nicht schwieriger, sondern einfacher: Wer heute kleine Mengen automatisiert, startet mit Zapier oder Make. Wer absehbar wächst oder heute bereits hohe Volumina hat, plant von Anfang an mit n8n.

Die DSGVO-Frage

Alle drei Plattformen lassen sich DSGVO-konform einsetzen, aber der Aufwand unterscheidet sich. Cloud-Anbieter bieten Auftragsverarbeitungsverträge für den Datenfluss über ihre Infrastruktur. Das ist regelkonform, erfordert aber Sorgfalt bei der Konfiguration: Welche Daten fließen durch? Sind personenbezogene Daten dabei?

n8n Self-Hosted umgeht diese Frage: Wenn Ihre Daten Ihr Netzwerk nie verlassen, braucht es keinen AVV mit dem Plattformanbieter für diesen Datenfluss. Das ist keine DSGVO-Vereinfachung durch die Hintertür, aber es reduziert die Komplexität der Dokumentation erheblich.

Welche Plattform passt zu welcher Situation

Schnelle Orientierung für Unternehmen zwischen 50 und 500 Mitarbeitern:

• Kleines Team, wenige Automatisierungen, keine eigene IT: Zapier
• Komplexere Flows, mittleres Volumen, Cloud-Betrieb akzeptabel: Make
• Hohes Volumen, sensible Daten oder langfristige Ausbaupläne, technische Betreuung vorhanden: n8n

Was kein Kriterium sein sollte: welche Plattform technisch beeindruckender klingt. n8n ist nicht grundsätzlich besser als Zapier. Zapier ist nicht schlechter, weil es einfacher ist. Die richtige Plattform ist die, die zu Ihrer heutigen IT-Situation und Ihrem geplanten Automatisierungsumfang passt.

Wenn Sie noch nicht wissen, wie viele Prozesse Sie automatisieren wollen und welches Volumen dabei entsteht, ist das die Frage, die vor der Plattformwahl steht.

Einen praktischen Einstieg in den Aufbau erster KI-Workflows finden Sie hier: KI-Workflows für den Mittelstand: Wo anfangen?

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