Was kostet KI-Beratung wirklich? So kalkulieren Sie den ROI vor dem ersten Gespräch

„Was kostet das ungefähr?“ ist eine vernünftige Frage. Die ehrlichere Frage davor ist: „Was kostet es, wenn ich es nicht tue?“

Wer KI-Beratung als Ausgabe betrachtet, verliert. Wer sie als Investitionsrechnung betrachtet, gewinnt, oder entscheidet sich bewusst dagegen. Beides ist richtig.

Wovon die Kosten abhängen

Belastbare, unabhängige Marktzahlen für KI-Beratung im Mittelstand gibt es bisher nicht. Was im Netz an Spannen kursiert, sind Preisangaben einzelner Anbieter. Verlässlicher als jede Spanne sind die vier Größen, die den Preis bestimmen:

Tiefe. Ein strukturierter Check, der Prioritäten klärt, ist deutlich kleiner als eine Prozessanalyse mit Handlungsplan, und beides ist klein gegen eine Umsetzung mit Anbindung an bestehende Systeme. Wer hinterher nicht weiß, welchen Ablauf er als nächstes angehen soll, hat das falsche Angebot bekommen.

Anzahl der Prozesse. Jeder zusätzliche Ablauf, der untersucht oder gebaut wird, kostet eigenen Aufwand. Ein klar abgegrenzter Prozess ist günstiger als „einmal alles“.

Systemlandschaft. Wie viele Systeme angebunden werden müssen und wie offen ihre Schnittstellen sind, entscheidet über den Aufwand mehr als die KI selbst.

Betrieb nach der Übergabe. Ob jemand die Lösung nach dem Start pflegt, verbessert und überwacht, oder ob sie sich selbst überlassen bleibt.

Fragen Sie bei jedem Angebot, welcher dieser vier Punkte wie viel ausmacht. Wer das nicht beantworten kann, kalkuliert nicht, sondern schätzt.

Drei Rechenbeispiele

Die Beispiele sind typisiert: Die Zahlen sind angenommene Werte zum Nachrechnen, keine Angebotspreise. Die Rechnung dahinter können Sie mit Ihren eigenen Werten wiederholen.

Beispiel 1: Manuelle Angebotserstellung

Ein Großhändler mit 90 Mitarbeitenden erstellt täglich 12 bis 18 individuelle Angebote, durchschnittlich 25 Minuten pro Angebot, zwei Mitarbeitende betroffen. Gerechnet wird mit dem unteren Wert von 12 Angeboten.

• Zeitaufwand: 12 × 25 Minuten = 300 Minuten pro Tag, × 220 Arbeitstage = 1.100 Stunden pro Jahr
• Kosten bei angenommenen 40 Euro pro Stunde: 44.000 Euro pro Jahr
• KI-Workflow reduziert den Aufwand auf 8 Minuten pro Angebot (Datenabfrage und Überprüfung statt Zusammenstellen von Hand)
• Einsparung: 17 von 25 Minuten, also 68 Prozent → ca. 29.900 Euro pro Jahr
• Umsetzungskosten (Annahme): 18.000 Euro
• ROI: Break-even nach rund 7 Monaten

Beispiel 2: E-Mail-Triage im Kundenservice

Ein Onlinehändler mit 70 Mitarbeitenden bearbeitet täglich rund 90 Support-Anfragen. 60 Prozent davon sind Standardfragen (Status, Preise, Verfügbarkeit). Drei Mitarbeitende verbringen je 1,5 Stunden täglich damit.

• Zeitaufwand: 4,5 Stunden pro Tag × 220 Tage = 990 Stunden pro Jahr
• Kosten bei angenommenen 40 Euro pro Stunde: 39.600 Euro pro Jahr
• KI-gestützte Erstbearbeitung übernimmt einen Teil der Standardfälle vollständig; angenommen wird, dass so 55 Prozent der Arbeit wegfallen
• Einsparung: 55 Prozent → ca. 21.800 Euro pro Jahr
• Umsetzungskosten (Annahme): 8.500 Euro
• ROI: Break-even nach rund 5 Monaten

Beispiel 3: Reporting und Datenzusammenführung

Ein Logistikdienstleister mit 80 Mitarbeitenden konsolidiert wöchentlich Daten aus drei Systemen in ein Excel-Dashboard. Zwei Mitarbeitende, je 3 Stunden pro Woche.

• Zeitaufwand: 6 Stunden pro Woche × 48 Wochen = 288 Stunden pro Jahr
• Kosten bei angenommenen 40 Euro pro Stunde: 11.520 Euro pro Jahr
• KI-Workflow (n8n mit Datenbankanbindung) läuft ohne Handarbeit
• Einsparung: 11.520 Euro pro Jahr
• Umsetzungskosten (Annahme): 8.500 Euro
• ROI: Break-even nach rund 9 Monaten

Was diese Beispiele gemeinsam haben

Erstens: Die Break-even-Zeiten sind kurz, weil die Ausgangsprozesse teuer sind. Wiederholende Arbeit von Hand kostet mehr, als die meisten Geschäftsführer auf dem Radar haben.

Zweitens: Der ROI wird nicht durch die KI bestimmt, sondern durch die Auswahl des richtigen Prozesses. Falsch priorisiert, verpufft das Budget. Richtig priorisiert, rechnet sich die Investition in diesen Beispielen innerhalb eines Jahres.

Drittens: Diese Zahlen kommen ohne externe Studie aus. Sie entstehen aus einer ehrlichen Stundenschätzung, die Sie selbst für Ihr Unternehmen machen können, bevor Sie das erste Beratungsgespräch führen.

Wie Sie Ihren ROI selbst schätzen

Drei Fragen reichen für eine erste Einschätzung:

1. Welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen wiederholen sich täglich oder wöchentlich?
2. Wie viele Mitarbeiter-Stunden pro Woche kosten diese Aufgaben zusammengerechnet?
3. Sind diese Prozesse regelbasiert genug, dass ein System sie übernehmen könnte?

Wenn Sie auf mehr als 10 Stunden pro Woche kommen und mindestens einen klar regelbasierten Prozess identifizieren, ist erfahrungsgemäß ein strukturierter Check sinnvoll, unabhängig davon, bei wem.

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