Wie werden neue Mitarbeiter schneller sicher in ihrer Aufgabe?

Einarbeitung hängt in vielen Betrieben daran, wer gerade Zeit hat. Neue Kollegen trauen sich nicht, dieselbe Frage zweimal zu stellen, und die Unterlagen, die es gibt, sind veraltet oder verstreut. Das Ergebnis sind lange Wochen der Unsicherheit für den Neuen und erfahrene Kollegen, die ständig unterbrochen werden. Wie schnell jemand sicher arbeitet, hängt dann mehr am Zufall der ersten Wochen als an einem Plan.

Der Assistent beantwortet die Fragen, die jede neue Person stellt: Wo finde ich das Formular, wie läuft eine Bestellung, wen frage ich bei einer Reklamation. Er antwortet jederzeit und ohne Ungeduld, mit Verweis auf das Dokument, aus dem die Antwort stammt. So lernt der neue Kollege nebenbei, wo die Dinge liegen, und kann beim nächsten Mal selbst nachsehen.

Für den Paten verschiebt sich die Arbeit. Statt zum dritten Mal den Ablauf einer Bestellung zu erklären, spricht er über die Dinge, die in keinem Dokument stehen: was Kunden wichtig ist, welche Kollegen bei was helfen, worauf es im Haus wirklich ankommt. Und jede Frage, die der Assistent nicht beantworten kann, verbessert die Unterlagen für den Nächsten.

In Fertigungsbetrieben steht das Wichtigste oft in gar keinem Dokument, sondern im Kopf erfahrener Kollegen: wie eine Maschine klingt, kurz bevor sie streikt, oder welcher Kunde welche Toleranz wirklich braucht. Dafür gibt es Erfahrungsanker. Das Wissen wird in Gesprächen am Arbeitsplatz erfasst, und der Neue fragt das System statt den Kollegen.