Wie regeln wir verbindlich, wer KI wofür nutzen darf?

In vielen Unternehmen nutzt jeder, was er findet. Kundendaten landen in frei verfügbaren Werkzeugen, und wer fragt, was erlaubt ist, bekommt keine klare Antwort. Das Risiko entsteht dabei selten aus böser Absicht, sondern aus fehlenden Regeln. Eine Richtlinie schafft diese Regeln, kurz genug, dass sie gelesen wird, und konkret genug, dass niemand raten muss.

Inhaltlich braucht sie wenig: welche Werkzeuge erlaubt sind und über welche Konten, welche Daten nie hineingehören, wann KI-erzeugte Inhalte gekennzeichnet werden und an wen man sich bei Zweifeln wendet. Die Kennzeichnung ist dabei mehr als Höflichkeit. Seit dem 02.08.2026 gelten die Transparenzpflichten aus Art. 50 der KI-Verordnung, etwa für Systeme, die direkt mit Menschen sprechen, und für realistische KI-erzeugte Abbilder echter Personen.

Wir arbeiten selbst nach einer solchen Richtlinie. Sie passt auf wenige Seiten, teilt jedes Werkzeug in eine von drei Stufen ein, von „frei für Arbeitsdaten“ bis „gesperrt“, und nennt eine Ansprechperson für Zweifelsfälle. Diese Fassung bringen wir als Vorlage mit, damit Sie nicht bei null anfangen.

Eine Richtlinie, die erklärt und nicht nur verschickt wird, ist zugleich eine der Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen die KI-Kompetenz seiner Mitarbeiter unterstützt, wie es Art. 4 der KI-Verordnung seit dem 27.07.2026 verlangt. Hält man fest, wer wann eingewiesen wurde, wird sie Teil des Nachweises. Die Aussagen zur Rechtslage auf dieser Seite geben den genannten Stand wieder und ersetzen keine Prüfung im Einzelfall.